L’Esdes Business School a recours à la solution HubSpot depuis 2018. Cette implémentation a eu lieu dans l’objectif de mieux gérer le suivi des candidats. Effectivement, l’établissement traitait initialement les informations à l’aide de documents Excel. Rapidement, une transition vers un CRM dédié à l’enseignement a été mise en place. Si le logiciel facilitait la centralisation des données, son utilisation n’était pas optimale. Le suivi, par exemple, était peu fluide en raison d’une impossibilité de connexion entre le CRM et les outils digitaux auxquels avaient recours les équipes commerciales et marketing.
Le défi à relever par HubSpot était donc de proposer un CRM correctement configuré, permettant une meilleure interaction avec les différents outils utilisés par l’Esdes. Cela passe notamment par une visibilité complète du funnel des candidats entrants, en tenant compte de leurs profils et de leurs choix. Une meilleure centralisation des données et l’assurance de leur fiabilité étaient également des critères importants lors de la sélection de la plateforme. Enfin, l’équipe chargée de la communication, ainsi que celle de la promotion et de l’admission désiraient obtenir une meilleure mesure de l’impact et du ROI de chacune de leurs actions. Elles souhaitaient notamment recueillir des informations sur le taux de conversion de leur site internet ou des événements physiques auxquels elles participent, comme le Salon de l’Étudiant.
Le choix s’est porté sur HubSpot pour sa capacité à répondre aux problématiques relevées par l’Esdes Business School, mais aussi pour l’accompagnement proposé aux équipes lors de l’implémentation dans les services concernés. Ideagency, partenaire Diamond basé à Lyon, a accompagné l’Esdes : de la compréhension de leurs besoins en passant par une immersion au cœur de leurs services et des ateliers pédagogiques, puis par une phase de cadrage et matérialisation des besoins jusqu’au déploiement et l’intégration de la solution HubSpot.
L’implémentation de HubSpot chez Esdes Business School a donc eu lieu pour répondre à des besoins concrets de meilleur traitement des informations. Pour ce faire, l’établissement a choisi le Marketing Hub, le Sales Hub et le Service Hub. Ces logiciels sont utilisés par l’ensemble des équipes, mais aussi par la direction. Cela comprend notamment un service marketing et communication, composé de cinq personnes, et un service promotion et admission, constitué de plusieurs commerciaux, chacun à la tête d’un marché spécifique. De ce fait, il a été nécessaire de mettre en place une politique de conduite de changement forte, afin de convaincre tous les membres du personnel.
Après avoir défini les personas, le cycle de vie et les marchés cibles, le Marketing Hub permet aux équipes de gagner en efficacité et en qualité dans leurs actions. Elles peuvent notamment générer des leads qualifiés grâce à l’inbound marketing, au branding, au marketing automation et à la prise en compte des informations à des moments stratégiques.
Cet outil a ainsi permis une meilleure segmentation des leads et la personnalisation de la communication, qui se matérialisent par des workflows de nurturing et d’engagement de l’audience. L’expérience candidat devient alors optimale. Cela est rendu possible par une meilleure prise en compte des besoins et des attentes des prospects, simplifiée par l’émission d’un reporting complet en temps réel.
Par l’intermédiaire du Sales Hub, Esdes Business School a pu créer un pipeline précis, permettant de suivre l’accompagnement des prospects. Le pipeline reflète la réalité des choix qui se présentent aux futurs étudiants et couvrent la majorité des cas particuliers. Cela permet également de segmenter les contacts en fonction de leurs spécificités et de leurs besoins (niveau d’études, année de rentrée, nationalité…). Les séquences mises en place ont contribué à une meilleure expérience candidat, ce qui a favorisé l’augmentation du taux de conversion.
Le recours à la solution HubSpot a contribué à l’augmentation du chiffre d’affaires de l’Esdes Business School, mais aussi à une meilleure gestion du budget, grâce à un pilotage des décisions et des actions plus pertinent.
En quatre ans, le nombre de candidats a effectivement augmenté de 300 %. Depuis 2020, le nombre d’étudiants inscrits dans l’école a, quant à lui, augmenté de 30 %.
Cette augmentation massive du nombre de prospects et de candidats adressés a été atteinte sans augmentation significative des équipes marketing et vente. HubSpot a donc permis à la fois d’industrialiser les processus d’information et de conviction des prospects, tout en améliorant la qualité de l’accompagnement proposé.
Les résultats positifs sont aussi constatés d’un point de vue organisationnel. Les équipes ont gagné en efficacité grâce à l’automatisation de multiples tâches redondantes. Le traitement et l’analyse des données en temps réel, de leur côté, donnent la possibilité d’ajuster les campagnes marketing en direct, dans l’objectif de ne pas perdre de temps avec des communications inefficaces.
En raison de sa pleine satisfaction de l’outil, l’Esdes Business School recommande l’utilisation de HubSpot aux entreprises cherchant à optimiser leurs processus. L’établissement prévoit de poursuivre son développement, en mettant l’accent sur l’agrandissement de l’école, sur la confirmation de son positionnement et sur l’amélioration constante de l’expérience candidat. Cela passera notamment par une personnalisation toujours plus poussée des process commerciaux et marketing.