Guide détaillé sur la création de règles dans Gmail

Une enquête menée par Mailoop en 2021 a révélé qu'en moyenne les personnes travaillant en entreprises recevaient entre 60 et 200 e-mails par semaine. 

Le reste encombre la boîte de réception, et le manque de visibilité des messages importants peut ajouter de la pression à une journée déjà stressante. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez cependant utiliser sa fonction de filtrage automatique qui vous aide à gérer les e-mails entrants.

Utilisation de la barre de recherche

Lorsque vous ouvrez Gmail, une zone de recherche s'affiche en haut de la page.

1. Saisir le mot-clé de filtrage

2. Saisir des critères de filtrage

Pour affiner vos critères de recherche, cliquez sur l'icône du curseur sur le côté droit de la barre de recherche. Un menu s'affiche sur lequel vous pouvez ajouter des paramètres spécifiques.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Créer un filtre ».

3. Sélectionner une action

Lorsque vous avez cliqué sur « Créer un filtre », Gmail charge les messages qui correspondent aux critères.
Vous avez également la possibilité de choisir ce que vous souhaitez faire avec ces messages parmi plusieurs options :

• Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)
• Marquer comme lu
• Activer le suivi
• Appliquer le libellé
• Transférer
• Supprimer
• Ne jamais envoyer dans le dossier Spam
• Envoyer un modèle
• Toujours marquer comme important
• Ne jamais marquer comme important
• Associer à la catégorie
• Appliquer également ce filtre aux messages correspondants

Lorsque vous avez choisi les actions appropriées, cliquez sur « Créer un filtre » pour finaliser vos actions pour les messages filtrés. 

Utilisation d'un message spécifique pour créer un filtre

Vous pouvez également créer des règles sur Gmail à partir d'un message spécifique.

1. Choisir le message que vous souhaitez filtrer

Pour commencer, cliquez sur la case à cocher à côté de l'e-mail que vous souhaitez filtrer.

Ensuite, cliquez sur le trois points verticaux (⋮) de la barre d'outils pour afficher plus d'options. Parmi les options affichées, choisissez « Filtrer les messages similaires ».

Gmail vous redirigera vers les critères de filtrage.

2. Établir vos critères de filtrage en fonction d'un message spécifique

Le champ « De » est prérempli. Mettez à jour les critères en fonction de l'auteur du message, de l'objet ou des champs « Contient les mots » et « Ne contient pas ».

3. Sélectionner une action

Choisissez comment traiter les messages qui correspondent à vos critères.

Vous savez désormais comment créer des règles dans Gmail pour filtrer votre boîte de réception.

Remarque :

• Si vous choisissez de transférer vos messages filtrés, cette action ne s'appliquera qu'aux nouveaux messages.
• Si une personne répond à un message filtré, Gmail ne filtre les réponses que si celles-ci correspondent aux critères.