Comment organiser les e-mails avec Outlook
Organiser les e-mails dans Outlook : dossiers, catégories et règles
Outlook dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à organiser vos e-mails, dont voici un récapitulatif.
Dossiers Outlook
Outlook vous permet de créer des dossiers en fonction de différents critères. L'une des façons d'organiser vos e-mails dans Outlook est de les déplacer dans des dossiers spécifiques, qui peuvent être créés pour les éléments suivants :
- Contacts
- Lignes d'objets
- Services
- Mots-clés
Exemple : vous recevez des e-mails importants d'un de vos fournisseurs, Anna, pour lesquels il serait approprié de créer un dossier Outlook séparé.
Catégories
Vous pouvez organiser les e-mails dans un dossier spécifique à l'aide des catégories Outlook. Vous avez créé un dossier pour Anna. Vous souhaitez maintenant classer ses e-mails en tant que notifications de paiement et de consignation.
Vous pouvez pour cela créer des catégories pour classer ces e-mails, comme le montre l'exemple ci-dessous.
Règles
Outlook vous permet de créer des règles pour déplacer automatiquement les e-mails dans des dossiers. Les règles peuvent être crées en fonction de divers critères, tels que :
- L'adresse e-mail de l'expéditeur
- Le statut de destinataire direct ou de destinataire en Cc
- La ligne d'objet de l'e-mail
- Le contenu de l'e-mail
- La taille de l'e-mail
- La date de l'e-mail
Comment créer un dossier séparé dans Outlook pour des e-mails spécifiques
Créer un dossier séparé dans Outlook pour un expéditeur important ou un groupe d'expéditeurs permet de ne manquer aucun de leurs e-mails.
Voici le processus étape par étape pour créer un dossier dans l'application de bureau Outlook et Outlook pour le web.
Création d'un dossier dans l'application de bureau Outlook
- Ouvrez Outlook.
- Effectuez un clic droit sur votre adresse e-mail et sélectionnez Créer un dossier.
Pour la version web de Outlook, cliquez sur Créer un dossier en bas de la liste des dossiers.
- Saisissez le nom de votre nouveau dossier et cliquez sur Enregistrer.
Comment déplacer un e-mail de la boîte de réception vers un dossier spécifique dans Outlook
Après avoir créé un nouveau dossier dans Outlook, vous avez la possibilité de déplacer vos e-mails dans ce dossier. Vous pouvez les déplacer manuellement ou créer une règle pour les déplacer automatiquement.
Comment déplacer manuellement des e-mails Outlook dans des dossiers
- Effectuez un clic droit sur l'e-mail que vous souhaitez déplacer, puis cliquez sur l'option Déplacer dans le menu qui apparaît.
- Saisissez le nom du dossier dans la zone de recherche ou sélectionnez le dossier de destination. Outlook déplacera votre e-mail dans le dossier de votre choix.
Organiser automatiquement les e-mails Outlook en utilisant les règles
Vous n'avez peut-être pas le temps de déplacer manuellement des e-mails de votre boîte de réception vers d'autres dossiers, ou d'appliquer des catégories. Dans ce cas, la création de règles est la façon la plus efficace d'organiser les e-mails dans Outlook. Une fois votre règle créée, elle sera appliquée à chaque nouvel e-mail dans votre boîte de réception.
Vous pouvez également exécuter ces règles aux e-mails existants de votre boîte de réception. Les règles Outlook ne s'appliquent cependant qu'aux e-mails de votre boîte de réception, et non pas aux autres dossiers.
Comment créer une règle pour organiser les e-mails dans Outlook
- Cliquez sur les trois points situés à droite de votre e-mail Outlook pour ouvrir Autres options.
- Sélectionnez Règles et cliquez sur Gérer les règles.
- Cliquez sur + Ajouter une nouvelle règle.
- Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre. Ajoutez le nom de la règle, ses critères et ses actions. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Chaque fois que vous recevrez un e-mail répondant à ces critères, Outlook appliquera la règle.
Comment exécuter une règle pour organiser les e-mails existants dans la boîte de réception
- Cliquez sur les trois points situés à droite de votre e-mail Outlook pour ouvrir Autres options.
- Sélectionnez Règles et cliquez sur Gérer les règles.
- Cliquez sur l'icône Exécuter à côté du nom de la règle pour l'exécuter. Veuillez noter que la règle ne s'applique qu'aux e-mails de votre boîte de réception.
Comment créer et attribuer des catégories aux e-mails dans un dossier
- Sélectionnez un e-mail dans le dossier et cliquez sur l'icône Classer.
- Cliquez sur Nouvelle catégorie.
- Ajoutez le nom de la catégorie et choisissez le code couleur pour la nouvelle catégorie.
- Sélectionnez un e-mail, cliquez sur l'icône Catégoriser, puis sélectionnez la catégorie. Vous pouvez appliquer une catégorie à plusieurs e-mails à la fois.
Une fois l'organisation de vos e-mails dans Outlook terminée, personnalisez votre signature d'e-mail à l'aide de l'outil gratuit de création de signatures d'e-mail de HubSpot.