L’essentiel en bref : Prezevent
Le défi
Prezevent est à un moment clé de son histoire : en forte croissance, l’éditeur de solutions dédiées à l’événementiel doit faire face à une hausse exponentielle des demandes entrantes et des projets, et ce sans entraver sa dynamique.
La solution
• Sales Hub, pour optimiser le traitement des leads
• Marketing Hub pour des campagnes full web parfaitement maîtrisées
• Recours au programme HubSpot for Startups, qui lui permet d’économiser jusqu’à 75% sur les coût de ses licences.
Les bénéfices
En déployant HubSpot au cœur de son organisation, Prezevent se dote d’un outil parfaitement conçu pour accompagner sa croissance. Plus de visibilité, plus de souplesse et de réactivité, et surtout un suivi optimisé des clients de bout en bout offrent aux équipes un socle simple, rapide et unifié pour relever leurs défis.
Résultats clés
+40% : la croissance annuelle du CA depuis 3 ans
3x plus de rendez-vous quotidiens
+80% : la hausse du taux de conversion moyen des leads entrants
Pour accompagner ses clients dans un secteur aussi évolutif que celui de l’événementiel, il faut savoir faire preuve d’agilité. En presque dix ans d’existence, Prezevent a su s’adapter, et parfois même se réinventer, pour s’imposer comme une solution de référence dans le domaine de la gestion de la billetterie.
Pourtant, comme de nombreux acteurs, la jeune pousse a subi de plein fouet la crise du Covid. Mais elle a su trouver les ressources pour redéfinir son business model pour s’engager, depuis lors, sur une trajectoire d’hypercroissance en tirant notamment profit de l’intégration de HubSpot.
Des outils inadaptés à la croissance de l’entreprise
« La vie d’une entreprise est faite de points de bascule, qui peuvent faire ou défaire le succès d’une aventure, note Guillaume Gruet, le cofondateur de l’entreprise. Pour nous, la dernière en date a été la crise du Covid : après plus d’un an de pause totale, nos clients sont revenus en force sur le marché de l’événementiel. Il nous a fallu passer d’une situation de quasi-crise à une période d’euphorie, bien plus heureuse mais pas nécessairement facile à gérer ».
Et pour cause, les équipes de Prezevent gèrent alors leur relation clientèle sans outil dédié, en se partageant les informations grâce à des tableurs et des outils collaboratifs classiques. « Le risque d’erreur devenait trop grand, et notre réactivité risquait d’en souffrir. Nous avons rapidement pris conscience de l’importance de nous doter d’un outil de suivi de l’activité commerciale, ne serait-ce que pour assurer la continuité du traitement des dossiers. »
Le programme HubSpot for startups, une évidence
Cet upgrade va finalement emmener la jeune entreprise bien plus loin qu’elle ne l’avait imaginé en l’inscrivant dans une dynamique plus solide, plus réactive et plus résiliente. Sur les conseils de connaissances, les dirigeants de Prezevent décident de déployer la plateforme client Starter pour mieux piloter leur performance commerciale.
« Très vite, nous avons réalisé à quel point un tel outil pouvait être porteur de changement pour une entreprise telle que la nôtre : non seulement la solution s’est montrée performante et simple d’utilisation, mais en outre, nous avons réalisé combien la logique de plate-forme était pertinente, en y adjoignant des modules de service client et de marketing. Le tout avec un risque financier négligeable grâce au programme HubSpot for startups, qui offre des réductions extrêmement importantes durant les premières années de souscription ».
« HubSpot nous a permis de nous structurer très rapidement et de gagner à la fois en rigueur et en réactivité »
Guillaume Gruet, Cofounder @Prezevent
Très rapidement, les équipes de Guillaume Gruet mesurent les atouts de la plateforme dans la période dorée qui s’ouvre à elle. Parfaitement adaptée aux besoins de ses clients professionnels, la solution Prezevent rencontre en effet un succès rapide, et elle peut s’appuyer sur un socle fonctionnel parfaitement rodé pour que cette croissance ne soit pas synonyme de saturation. « HubSpot nous a permis de nous structurer très rapidement et de gagner à la fois en rigueur et en réactivité, alors même que notre volume de clients connaissait une croissance très forte ».
Une gestion des leads sensiblement améliorée
En l’espace de quelques années, l’entreprise voit en effet son activité croître de plus de 40% par an, grâce notamment à une stratégie marketing efficace et parfaitement ciblée. Autant de demandes et de projets qu’il convient de suivre, de transformer et de gérer afin de garantir la satisfaction de ses clients.
« Sans CRM dédié, nous n’aurions jamais pu traverser cette période aussi sereinement. Sans compter que HubSpot n’est pas pour rien dans cette dynamique : le fait de pouvoir créer rapidement des formulaires, des landing pages et des tunnels d’achat dédiés facilite considérablement la détection et la qualification des projets. »
« En l’espace de quelques mois, nous sommes passés du post-it à une bête de course ! »
Guillaume Gruet, Cofounder @Prezevent
Parfaitement conçue pour piloter la croissance de l’entreprise, HubSpot permet de gagner un temps précieux à chaque étape du cycle de vie d’un client. Un temps réinvesti dans la détection de projets, la mise en place de stratégies d’upsell ou encore dans l’optimisation des campagnes, le tout depuis un seul et même outil. Avec un beau succès, puisque l’entreprise compte désormais de solides références client, parmi lesquelles des professionnels de l’événementiel, mais aussi de grands comptes internationaux et même un club de football de premier plan !
“En l’espace de quelques mois, nous sommes passés du post-it à une bête de course !”, se félicite le dirigeant, dont l’entreprise a pu améliorer considérablement son efficacité commerciale, en multipliant par 3 le nombre de rendez-vous quotidiens et en augmentant le taux de conversion moyen de 80% grâce à la qualité du suivi de projets en avant-vente.
Un outil collaboratif pour créer du lien dans l’équipe
Au-delà de la prospection, PrezEvent utilise HubSpot comme un véritable outil collaboratif. Chaque membre de l'équipe peut accéder à l'historique d'un client et y ajouter rapidement ses propres notes. Cela a rendu le cycle de conversion deux fois plus rapide, passant de quatre à deux mois en moyenne. « Quand un client important appelle et que je ne suis pas disponible, ma collègue a accès à tout l’historique ultra rapidement. Elle peut renseigner le client ou remplir sa fiche en quelques minutes. Cela a beau être la base du CRM, encore faut-il qu’elle soit utilisable et utilisée, » explique Guillaume Gruet.
L’adoption de HubSpot a été un véritable catalyseur pour PrezEvent, qui a non seulement amélioré son efficacité, mais aussi transformé sa manière de travailler, au service de la collaboration au sein de l'équipe et d’une meilleure gestion de la relation client. Forte de ces nouvelles fondations applicatives et riche de la qualité de ses solutions, l’entreprise peut désormais aborder sereinement les prochaines phases de son développement.
